Uppföljning: Optimera Underhållsarbetet i ditt fjärrvärmesystem

Hur många kundcentraler underpresterar i ditt fjärrvärmesystem idag? Under webinaret Optimera underhållsarbetet i ditt fjärrvärmesystem (lyssna in här om du missade detta tillfälle) ställde Utilifeed denna fråga till deltagarna. Det vanligaste svaret blev att någonstans mellan 20-40% av kundcentralerna i deltagarnas fjärrvärmesystem underpresterar i dagsläget. Studier som har gjorts i forskningssammanhang pekar på ett liknande resultat, och vi kan dra slutsatsen att det finns en hel del arbete att göra för att få riktigt välfungerande kundcentraler i dagens fjärrvärmesystem.

Detta ställer en hel del krav på att arbetet med att underhålla kundcentralerna fungerar på ett bra och smidigt sätt. Men varför är det då så viktigt att arbeta aktivt med underhåll av kundcentralerna så att mängden underpresterande kundcentraler minskar?

Vi har listat 6 anledningar som vi tycker bör uppmärksammas mycket mer än vad de kanske gör idag.

‍

‍

1. Säkerställer pålitlig leverans: I ett väl underhållet fjärrvärmesystem är det mindre troligt att det uppstår avbrott i leveransen av värme. Detta leder över lag till nöjdare kunder och färre stora problem i fjärrvärmesystemet. 
2. Ökar effektiviteten: Ett fjärrvärmesystem som är väl underhållet och där komponenterna fungerar väl är mer energieffektivt. Detta ger lägre energiförbrukning, minskade värmeförluster, och lägre kostnader i både produktion och distribution av värme. 
3. Förbättrar hållbarheten: Ökad effektivitet kan också leda till minskade växthusgasutsläpp. Detta leder till en förbättrad hållbarhet för systemet som helhet. 
4. Förbättrar systemets livslängd: Genom kontinuerligt underhållsarbete kan vi förebygga onödig slitage och förtida åldrande av komponenterna i systemet.
5. Ökar kundnöjdheten: Ett aktivt underhållsarbete för oss närmare fjärrvärmekunderna genom kontinuerliga dialoger om deras kundcentralers prestanda. Kan vi också se till att systemet fungerar optimalt och levererar värme effektivt får vi nöjdare kunder som är mer benägna att fortsätta använda fjärrvärme. 
6. Framkallar innovation och utveckling: För att förbättra fjärrvärmesystemets prestanda och hållbarhet måste vi fortsätta utvecklas, implementera nya metoder, material och tekniker.

Var finns de största problemen idag?

Det är dock relativt vanligt att fjärrvärmebolag inte arbetar med underhållsarbete på regelbunden basis. De bolag som deltog under Utilifeeds webinar visade olika stor mognadsgrad i detta. Majoriteten av bolagen svarade att de inte arbetar med underhåll av kundcentraler på regelbunden basis utan att de antingen gör när de får tid över, eller inte gör det alls.

Vår erfarenhet är att trots att många bolag är medvetna om nyttorna med att arbeta med kontinuerligt underhåll är många, så är det ett arbete som inte prioriteras internt i dag-till-dag-verksamheten. Detta kan ha många olika orsaker, men kan bland annat bero på att man inte har sett ekonomisk lönsamhet i arbetet. Det kan också bero på att man saknar den organisatoriska strukturen, med ett tydligt ägandeskap av frågan, som krävs för att bli riktigt framgångsrik i sitt arbete. Flera bolag berättar också att de inte har serviceavtal med sina kunder som gör underhållsarbetet till en naturlig del av företagets, och kundernas, vardag.

Andra problem som våra kunder ofta lyfter handlar om att arbetsflödet kopplat till underhållsarbete är ineffektivt. Dels saknas nödvändiga verktyg som automatiserad felsökning och standardiserade servicerapporter, men man upplever också att en hel del information går förlorad i olika delar av processerna. Detta gör det svårt att göra uppföljning på de åtgärder som utförs, både internt och mot kund.

‍

‍

Var i arbetsflödet gör (nya) digitala verktyg störst skillnad?

För att skapa effektivare arbetsflöden när det kommer till underhåll av dåligt presterande kundcentraler är det viktigt att implementera olika digitala verktyg. De digitala verktygen kan förenkla, standardisera och samla arbetet med underhåll på ett helt nytt sätt. Samtidigt tillgängliggör de också en stor mängd information som behövs för att kunna jobba på ett effektivt sätt. 

Underhållsarbetet kan delas in i fem olika delsteg som kan ses i bilden nedan. Om kundcentralens prestanda inte blivit bättre i sista steget, kan arbetsflödet startas om och upprepas till kundcentralens prestanda har förbättrats.

‍

‍

I varje steg i det här arbetsflödet finns det digitala verktyg som kan hjälpa oss att komma vidare. Många bolag har redan digitala verktyg för ärendehantering som de överlag är nöjda med. Detta innebär att nya digitala verktyg framför allt kommer att göra stor skillnad i stegen Urval, Dokumentation och Uppföljning.

Urval: Vilka kundcentraler ska vi fokusera på?

För att göra det lättare att välja ut vilka kundcentraler som är i behov av underhåll, kan vi analysera data från kundcentralerna. Genom analys av returtemperaturnivåer, automatiserad feldetektering och övervakning kan vi snabbare, effektivare och på ett roligare sätt hitta kundcentraler som inte fungerar som de ska. Genom att använda dessa metoder kan vi lägga mindre tid på att hitta de här kundcentralerna, vilket innebär att vi har mer tid över till att utföra det faktiska underhållsarbetet ute i kundcentralerna.

Dokumentation: Vad hände vid platsbesöket?

För att kunna följa upp och undersöka hur det har gått med kundcentralen är det väldigt viktigt att dokumentera vad som gjordes under ett platsbesök. Genom att använda digitala, standardiserade serviceprotokoll som ser likadana ut varje gång vi fyller i det blir det enklare att fylla i protokollet. Det gör också att mängden merarbete efter ett besök minskar, eftersom all information finns och kan hämtas digitalt. Informationen kommer också att vara på samma format varje gång ett digitalt serviceprotokoll fylls i. Detta innebär att vi kan sammanställa statistik över vilka åtgärder som oftast görs i kundcentralerna, och kanske till och med vilka fabrikat av komponenter som oftast går sönder.

Uppföljning: Presterar kundcentralen bättre efter platsbesöket? 

Efter att ett platsbesök har gjorts är det viktigt att följa upp på om kundcentralens prestanda har förbättrats. Detta kan vi göra genom att analysera kunddata i grafer, före och efter besöket, och se om beteendet har förändrats. Det är också viktigt att göra en ekonomisk uppföljning för att se om vi har gjort de besparingar vi vill uppnå med åtgärden. På så sätt kan vi på ett effektivt sätt förstå vad vår return of investment är när det gäller underhållsarbetet. Detta leder också till att vi får fler incitament till att arbeta effektivt med underhållsarbete.

För att sammanfatta…

Sammanfattningsvis står det klart att utmaningarna med underpresterande kundcentraler inom fjärrvärmesystemen är stora, men inte överkomliga. Genom att arbeta med underhållsarbetet med hjälp av rätt strategier, verktyg och inställning kan fjärrvärmebolagen inte bara förbättra prestandan hos befintliga kundcentraler, utan också främja en mer hållbar och effektiv energianvändning. Det handlar om att inte bara följa med i teknikens utveckling utan att aktivt omfamna den, och se potentialen i varje steg av underhållsprocessen. Arbetet med att optimera fjärrvärmesystemen är inte bara en fråga om teknisk förbättring, utan också en möjlighet att stärka relationerna med kunderna, öka deras nöjdhet och engagemang, och inte minst bidra till en mer hållbar framtid.

Vi på Utilifeed har lagt grunden för ett mer effektivt och proaktivt underhållsarbete av kundcentraler genom två av våra mest uppskattade tjänster:

1. Automatisk Feldetektering - En tilläggsmodul i vår SaaS-plattform där våra algoritmer kontinuerligt analyserar er befintliga mätdata och flaggar anläggningar med misstänkta fel.
2. Funktionsdiagnos Fjärrvärmecentraler - En tjänst där vi analyserar alla era kundcentraler och levererar resultat i ett rapportformat.

Låt oss nu tillsammans forma en hållbar, effektiv och kundcentrerad framtid för fjärrvärmen!